Hva er Google Apps?
Google Apps er noe alle eiere av en Gmail-konto har - i utgangspunktet. Forskjellen er at når man bestemmer seg for å betale for det, så fungerer det faktisk.

Kort fortalt er Google Apps deres svar på Office-pakken fra Microsoft. Det du får i Office får du, i stor grad, i Google Apps. Office-pakken fra Microsoft inneholder, som alle vet, Outlook, Power Point, Word og Excel. Alle som har en Google-konto med Gmail, får dette gratis og jeg tror spørsmålet de stiller seg er: Hvorfor skal min bedrift betale for det?
Bakgrunnen for at jeg ønsker å skrive dette blogginnlegget er fordi jeg mener at Google Apps er veldig bra. Det fungerer og det samsvarer med hvordan de ansatte i bedriften skal samarbeide. Jeg prater med veldig mange om løsningen, men jeg har ennå ikke hørt noen som sier at de også skal ta overgangen. Min måte å selge det inn i organisasjonen på var å vise frem Hangout, som er en mulighet å chatte internt i bedriften. Og man har et veldig godt videokonferansesystem. Kvaliteten er bedre enn hva Skype leverer i dag. Også følger det med pakken. Hvis man skal ha en egen videochat-funksjon i en annen bedrift er det fryktelig dyrt. Vi har nylig åpnet avdeling i Oslo og kjører daglig videokonferanse med dem. Det er kanskje en av de tingene man burde ta med inn i sin egen organisasjon og vise frem.

Google apps en bedre hverdag for samhandling
Når man jobber i en bedrift hvor man skal jobbe i team er det lurt å ha noe som gjør det enklere å samarbeide på tvers av avdelingene. Det er der Google Apps kommer inn i bildet. Jobber du i en bedrift hvor dere bruker Office-pakken, vet du av erfaring at det er umulig for to eller flere å jobbe i samme dokument samtidig. Google Apps er mer åpent, men det er rettighetsstyrt. For hver avdeling i bedriften har egne mapper hvor alle i avdelingen har rett til å se og redigere dokumentene i mappen. Rettighetsstyringen gjør dette mulig. Det gjør det også mulig å fjerne rettighetene til alle de som ikke har noe med de dokumentene å gjøre. Google er laget for samhandling og det flyter uendlig mye bedre.

Noe av det beste med Google Apps er at det er cloud-basert, noe som gir bedriften større mulighet for samarbeid på tvers av avdelingene.

Dersom bedriften din bruker Google Apps, men har valgt å bruke gratisversjonen, så vil du kanskje mene at det er unødvendig å betale for noe som allerede fungerer. Der er jeg uenig med deg. Vi i Sempro gikk mange runder med oss selv og hadde et utall ledermøter hvor tema var: Skal vi gå over til betalingsversjonen? Men etter å ha sett nøye på det ble spørsmålet til slutt: Når skal vi gå over til den betale versjonen?

På den ubetalte versjonen er det begrenset med plass, men man har mulighet til å kjøpe mer plass. Dersom man går for den løsningen må man kjøpe plass til hver og en ansatt. Dermed vil du få et problem hvis du forsøker å dele noe med en som ikke har mer diskplass. Ja, alle funksjonene er der i gratisversjonen, men det flyter bare ikke på samme måte.

Google apps en enklere hverdag for samhandling
Tiden med Dropbox
Tidligere hadde vi gratis Google-kontoer, men klarte ikke samarbeide på tvers av dem. Derfor opprettet vi Dropbox-kontoer slik at vi skulle få plass til dokumenter og design- og videofiler. Alle som har brukt Dropbox vet at det er helt fantastisk, men begynner filstørrelsen og bli stor blir det tregt og vanskelig. Hver enkelt ansatt ba, innimellom, om å få oppgradert kontoen sin for å få mer plass. Dette var ikke noe god løsning. Derfor satte vi etter hvert opp en server på huset hvor alle grafiske elementer skulle ligge. Og all kommunikasjon skulle ligge et annet sted. Da hadde vi elementer fordelt på flere steder noe som heller ikke var heldig. Så etter mange forsøk på å få ting til og fungere uten hell har gjort at vi nå føler at vi har truffet spikeren på hodet. For oss var det rett og slett ingen vei utenom.

Svever på en sky
Med den store løsningen fra Google, for åtte Euro i måneden per bruker, har vi ubegrenset med plass. Vi har egne mapper for hver enkelt kunde hvor alt av materiell ligger - alt fra grafiske elementer til rapporter og tilbud. Alle ansatte har tilgang på det de trenger uavhengig om de sitter med sin PC/Mac eller med telefonen/nettbrettet. Med Google Apps gir du dine ansatte en plattform å jobbe på. Alt er cloudbasert, du har god søkefunksjonalitet og gode muligheter til å samhandle på dokumenter. det er de helt klare styrkene som de skiller seg ut på.

Google sin video om apps